OPPORTUNITÉ – ANIMA est à la recherche d’un prestataire pour la création d’un outil de gestion projet
Publié le 11 août 2022
Après une expérience de plus de quinze ans dans la gestion de projets complexes multi-partenariaux en tant que leader, ANIMA souhaite professionnaliser ses outils et process de coordination et se doter d’une plateforme digitale de gestion de projets.
Le contexte et les objectifs de la plateforme de gestion de projets
Le contexte
L’occasion du démarrage du projet Euromed Clusters Forward constitue l’opportunité pour développer, mettre en place et adopter ce nouvel outil. La plateforme permettra de rationaliser l’effort de coordination par ANIMA vis-à-vis de ses partenaires, de renforcer l’efficacité du pilotage de ses projets et d’optimiser ses process de suivi opérationnel, administratif, et budgétaire.
Cette plateforme devra répondre aux besoins identifiés par ANIMA et ses partenaires en proposant des fonctionnalités spécifiques et en permettant de les faire évoluer.
Types d’utilisation de la plateforme
Au-delà d’un outil permettant de piloter ses projets, ANIMA souhaite que cette plateforme permette de rationaliser certains des process et outils mis en place au sein de l’organisation. Aussi, l’outil devra pouvoir différencier l’utilisation d’ANIMA de celles des partenaires des projets en offrant accès et fonctionnalités différenciés en rapport avec ces différents types d’usage.
En effet ANIMA souhaite avec cette plateforme répondre à deux types d’utilisation :
- Assurer le pilotage des projets multi partenaires que l’organisation conduit en qualité de leader
- Intégrer les process de suivi administratifs, budgétaires et RH sous la plateforme afin de pouvoir plus facilement les rapprocher des activités d’ANIMA et des partenaires projets (projets, activité interne…)
Les partenaires des projets auront également un accès à la plateforme, leur utilisation étant limitée aux fonctions de pilotage de projet en leur qualité de partenaire.
Les principaux objectifs de la plateforme
La plateforme de gestion de projets aura pour objectif de :
- Centraliser les informations pratiques pour les partenaires des consortiums projets sur les règles de gestion technique et financières, les documents de projets, plan d’action, budgets, contacts… (fonction centre de ressources)
- Servir d’interface entre le leader des projets et les partenaires en devenant le lieu d’échanges privilégiés par lequel informations, documents et livrables transitent (fonction canal de communication)
- Assurer un pilotage technique plus fin des projets d’ANIMA, en offrant davantage de visibilité sur la mise en œuvre des activité, l’atteinte des objectifs… (fonction tableau de bord technique)
- Assurer un pilotage financier des projets plus fluide, en intégrant un système de remontée des dépenses de chaque partenaire (fonction reporting financier)
- Faciliter le recueil de données clé des projets, en intégrant un système de remontée des indicateurs auprès des partenaires (fonction monitoring d’impact)
- Planifier l’affectation de ressources humaines sur les projets/activités, suivre le temps passé par les collaborateurs (en interne et en externe) sur les différents projets (fonction pilotage RH)
Procédure de sélection et offre attendue
Chronogramme et délais de la procédure de sélection
Chronogramme de développement de la plateforme de gestion de projet– liste non exhaustive.
Critères de sélection
L’évaluation des offres admissibles portera sur les critères ci-dessous :
Critère d’éligibilité et offre attendue
Sont éligibles les prestataires établis dans un pays éligible dans le cadre du projet Euromed Clusters Forward selon les règles de nationalité applicables aux projets financés par l’Union européenne. Voir liste des pays éligibles (annexe 1 du cahier des charges).
A l’appui de leur offre, les candidats devront remettre un dossier constitué des documents suivants :
- Une offre technique (peut être précisée directement dans le devis) incluant : une démonstration de la plateforme ou illustration ou de travaux équivalents, un chronogramme détaillé, une présentation rapide de l’équipe technique.
- Une offre financière détaillée ;
- Preuve d’enregistrement sur le registre national du pays où le prestataire est déclaré ;
- Attestation de régularité des cotisations sociales à jour ;
- Attestation de régularité des cotisations fiscales à jour.
Délais de réponse et contacts
L’appel à candidature est prolongé, les offres sont à envoyer par mail avant le 31 octobre 2022 à minuit à mathias.fillon@anima.coop
Les candidats ont la possibilité d’adresser leurs questions sur des points techniques ou administratifs du dossier jusqu’à la date de soumission via email uniquement.
Les réponses sont données de façon publique via le document partagé accessible à ce lien. L’ensemble des potentiels candidats à cette consultation peuvent donc prendre connaissance des éléments de réponse donnés à la question posée par un autre candidat.
Contact :
Mathias Fillon, Directeur technique – ANIMA Investment Network